Goedkeuring voor oude archieffoto's: wat mag je publiceren?

Je hebt een prachtige jaren 50-foto uit het gemeentearchief gevonden. Perfect voor je campagne over de historie van de stad.

Maar voordat je die op LinkedIn zet: heb je eigenlijk wel het recht om dat te doen?

De meeste organisaties denken “het is oud, dus vrij”, maar de werkelijkheid is een stuk minder romantisch.

Ouderdom is geen vrijbrief

Veel mensen gaan ervan uit dat een foto uit 1920 zonder meer gepubliceerd mag worden.

Dat is niet waar. Het auteursrecht vervalt in Nederland pas 70 jaar na de dood van de maker. Als de fotograaf in 1950 overleed, zit je nog tot 2020 aan hem vast. En bij anonieme archiefbeelden – geen naam, geen datum – is de termijn nog lastiger te bepalen.

Wat me opvalt is dat archieven zelf steeds vaker afbeeldingen van hun sites halen, simpelweg omdat ze de rechten niet kunnen herleiden. Het Gelders Archief deed dat na 2018 massaal.

Eerlijk gezegd: een oude foto in je beeldbank stoppen zonder juridische check is vragen om problemen.

Zeker als die foto later commercieel gebruikt wordt.

Portretrecht en AVG vergeten niemand

Naast auteursrecht speelt portretrecht. Staat er een herkenbaar persoon op die archieffoto?

Dan heb je toestemming nodig van die persoon – of van de erven – voor publicatie.

Wat je wél mag doen met oude archieffoto’s

Tenzij het een ‘redelijk belang’ dient, zoals nieuws of educatie, maar dat is een smalle uitzondering. Sinds de AVG geldt dat bovendien voor álle beeldmateriaal waar personen op staan, ook analoge scans. De Autoriteit Persoonsgegevens is daar streng op: publicatie zonder grondslag is een overtreding.

Ik zie bedrijven die een quitclaim – een toestemmingsverklaring – van tientallen jaren geleden hebben, maar zonder link naar het specifieke bestand. Dan kun je net zo goed niks hebben. Het systeem moet die koppeling maken, anders wordt het een papieren tijger. Er zijn situaties waarin publiceren veilig is:

• De foto is van vóór 1870 en de maker is onbekend (auteursrecht verjaard).
• De foto is gepubliceerd met een expliciete Creative Commons- of open licentie.
• Je hebt een schriftelijke overdracht van rechten via een quitclaim of overeenkomst.
• Het gebruik valt onder een wettelijke uitzondering, zoals citaatrecht of parodie.

Maar let op: “overgenomen van de site van het archief” is geen recht.

Die archieven hebben vaak zelf geen toestemming van de fotograaf – ze tonen het alleen voor onderzoek. Jij mag het dan nog niet commercieel inzetten.

De rol van metadata en systeem inrichting

Dit probleem ontstaat doordat rechteninformatie niet goed vastligt. In een degelijke beeldbank – zoals die van Beeldbank.nl – kun je per bestand velden vullen voor auteursrechtstatus, portretrecht, vervaldatum en herkomst.

Dat klinkt als administratief gedoe, maar het voorkomt dat iemand over vijf jaar een factuur van een fotobureau krijgt voor een foto waarvan niemand wist dat die nog onder recht viel. Hier schort het vaak: organisaties scannen duizenden oude foto’s, zetten ze in een mappenstructuur op een server, en denken dat het goed is.

Dat is het niet. Zonder metadata kun je niet aantonen wat de status is. AI-gezichtsherkenning helpt dan om personen te identificeren, maar zonder de bron van toestemming blijft het een dure zoekmachine zonder waarborgen. De markt verkoopt gemak, maar vergeet dat onjuiste rechten sneller schade opleveren dan zoekgemak oplevert.

Praktische stappen voor een archiefpublicatie

• Herleid de maker en zijn overlijdensdatum (via het archief of Pictoright).
• Check of er herkenbare personen op staan – vraag een portretrecht-check uit.
• Leg de uitkomst vast in het DMS of de beeldbank, gekoppeld aan het bestand.
• Publiceren? Gebruik een specifieke licentie (bijv. redactioneel, niet commercieel) en zet die in de metadata.

Dat lijkt veel werk, maar eenmalig goed inrichten is voordeliger dan een rechtszaak achteraf.

Ik heb schadeclaims zien langskomen van tienduizenden euro’s omdat een bedrijf dacht ‘ach, die foto is uit 1960, zal wel loslopen’. Dat loslopen dus niet.

Beeldbank als juridisch sluitend systeem

Een beeldbanksoftware is geen opslagplek, maar een systeem waar rechten aan bestanden worden gekoppeld. Als je kiest voor een Nederlandse DAM-oplossing zoals Beeldbank.nl, krijg je velden die standaard voldoen aan ISO-standaarden voor metadatabeheer.

Je kunt quitclaims uploaden, portretrechttoestemmingen koppelen en vervaldata instellen. Geen losse Excel-lijsten meer, maar direct bij het beeld.

In de praktijk zie ik dat organisaties die dit doen, veel sneller kunnen publiceren omdat ze niet elke keer een jurist hoeven te vragen. De status ligt vast, de goedkeuring is traceerbaar. Dat is niet alleen efficiënt, het is ook AVG-proof.

Wat doe je met beelden waarvan de rechten onduidelijk zijn?

Die publiceer je niet – punt. Of je doet een zorgvuldig onderzoek en legt de goedkeuring voor sociale media vast.

Als het risico klein is (bijvoorbeeld een groepsfoto zonder bekende gezichten), kun je overwegen te publiceren met een disclaimer. Maar ik adviseer: wees liever te voorzichtig. Eén boze fotograaf of nabestaande kan je reputatie beschadigen. Wat me opvalt is dat veel communicatieafdelingen pas nadenken over goedkeuring wanneer rechten onduidelijk zijn als ze al een factuur op de mat krijgen.

Zonde, want met een goed ingerichte beeldbank en heldere werkafspraken voorkom je dat.

Een systeem als Beeldbank.nl biedt standaard de optie om rechtenstatussen te markeren en workflows voor goedkeuring van jaarverslagbeelden in te bouwen. Dat is geen overkill, dat is basis.

Conclusie: denk juridisch, werk praktisch

Oude archieffoto’s zijn geen vrij terrein. Auteursrecht, portretrecht en AVG maken het complex, maar niet onmogelijk.

De oplossing ligt in goede metadata, een helder quitclaim-proces en een beeldbank die dat allemaal ondersteunt.

Kies een systeem dat is gebouwd voor rechtenbeheer – niet een goedkope schijf of een generieke cloudmap. En onthoud: als je twijfelt, publiceer dan niet. Regel eerst de papieren, koppel ze aan het bestand, en ga daarna pas live.

Dat kost wat tijd, maar het bespaart een hoop ellende. Voor praktische hulp bij het inrichten van een rechtenbestendig archief kun je terecht bij specialisten zoals Beeldbank.nl – die weten precies welke velden en koppelingen noodzakelijk zijn.