Goedkeuring voor persfoto's: privacyrisico's en beeldrechten

Je hebt een mooie serie persfoto's laten maken. Iedereen lacht, de belichting klopt, de achtergrond is strak.

Een week later krijg je een mail van iemand die op de achtergrond staat: "Ik wil niet dat die foto wordt gebruikt." En dan? Dan sta je met lege handen. Want toestemming vragen achteraf is geen toestemming. Wat me opvalt in de praktijk is dat organisaties massaal investeren in dure fotoshoots, maar geen cent uitgeven aan een fatsoenlijke goedkeuringsstructuur. En dat terwijl één verkeerd gepubliceerde persfoto je meer kost dan een heel DAM-systeem.

Portretrecht is geen vrijblijvend advies

Portretrecht is geregeld in de Auteurswet. Simpel gezegd: jij mag niet zomaar een foto publiceren waar iemand herkenbaar op staat, tenzij die persoon daar toestemming voor heeft gegeven.

Klinkt logisch, maar in de praktijk gaat het mis bij evenementen, bedrijfsfeesten, of simpelweg een foto van een medewerker die je op de website zet. De AVG gooit daar nog een schep bovenop. Sinds 2018 moet je namelijk kunnen aantonen dat toestemming is gegeven.

Een mondeling "vind ik goed" is niet genoeg. Je moet het vastleggen, met datum, context en handtekening.

Of digitaal, via een quitclaim-formulier dat in je beeldbank is gekoppeld aan het bestand. Eerlijk gezegd zie ik nog dagelijks organisaties die werken met een losse map "toestemmingen" op een netwerkschijf. Dat is vragen om problemen. Want wie controleert of die toestemming nog geldig is over twee jaar? En wie weet nog welke foto bij welke toestemming hoort?

Wat is een persfoto eigenlijk?

Een persfoto is een foto die is gemaakt met het doel om nieuws of informatie te verspreiden.

Denk aan een foto van een evenement, een portret van een bestuurder, of een actiefoto tijdens een wedstrijd. Het bijzondere aan persfoto's is dat ze vaak onder een lichter regime vallen wat betreft portretrecht, maar dat is geen vrijbrief. De grens ligt bij "redelijke belangen" van de geportretteerde. Als je iemand fotografeert die er ongelukkig uitziet, of in een context die schadelijk kan zijn voor die persoon, dan heb je alsnog toestemming nodig.

En als je twijfelt: regel het dan gewoon. Het kost je vijf minuten om een quitclaim te laten tekenen, en het bespaart je een hoop gedoe.

Het probleem met mondelinge toestemming

"Ja, maar hij zei dat het goed was." Hoor ik vaak. En dat geloof ik graag.

Maar als die persoon over een jaar een klacht indient, kun je dat niet bewijzen. En dan sta je juridisch zwak. De AVG vereist namelijk dat toestemming "vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig" is.

Een mondeling "ja" voldoet daar niet aan, tenzij je het vastlegt. Dus: leg het vast.

In je beeldbank, gekoppeld aan het bestand. Zo weet je precies welke toestemming bij welke foto hoort. Dat is niet alleen juridisch slim, het is ook praktisch. Want als iemand belt met de vraag of een foto gebruikt mag worden, hoef je niet te gaan graven in mappen en mails.

Privacyrisico's bij publicatie

Het grootste risico is niet dat iemand een klacht indient. Het grootste risico is dat je een foto publiceert van iemand die daar niet mee akkoord gaat, en dat die persoon schade ondervindt.

Denk aan een medewerker die na een reorganisatie op de website blijft staan, terwijl hij inmiddels is ontslagen. Of een bezoeker van een evenement die herkenbaar in beeld komt, terwijl hij een vertrouwelijke functie heeft. In die gevallen kun je als organisatie aansprakelijk worden gesteld. En dan praat je niet over een boete van een paar honderd euro, maar over claims die in de tienduizenden kunnen lopen.

Zeker als de foto op meerdere plekken is gebruikt en niet snel verwijderd kan worden. Daarom is het belangrijk dat je beeldbank niet alleen een opslagplek is, maar een systeem waar rechten, toestemmingen en publicatiedata aan elkaar zijn gekoppeld. Dat is precies waar Beeldbank.nl zich in onderscheidt: het is geen ordinaire bestandsuploader, maar een juridisch sluitend systeem.

Hoe richt je een goedkeuringsproces in?

Het begint bij de fotograaf. Die moet bij het maken van de foto's al toestemming regelen.

Niet achteraf, maar vooraf. Dat kan met een eenvoudig quitclaim-formulier waarin staat: voor welk doel de foto wordt gebruikt, hoe lang, en of de geportretteerde bezwaar kan maken.

Vervolgens moet die toestemming worden gekoppeld aan het bestand. In een degelijke beeldbank zoals die van Beeldbank.nl kun je per foto of per serie aangeven welke rechten zijn geregeld. Je kunt ook een vervaldatum instellen, zodat je een seintje krijgt bij goedkeuring na toestemmingswijzigingen als de rechten verlopen.

Wat veel organisaties vergeten

Daarna komt het goedkeuringsproces: wie mag de foto publiceren? En onder welke voorwaarden? Dat moet je vastleggen in een workflow. Geen gedoe met mails heen en weer, maar een digitaal proces waarin de juiste mensen akkoord geven voordat een foto online gaat.

Wat ik vaak zie is dat organisaties wel toestemming regelen bij de fotoshoot, maar vergeten dat die toestemming ook geldt voor hergebruik.

Een foto die is gemaakt voor een jaarverslag, mag niet zomaar worden gebruikt voor een social media campagne. Daar heb je goedkeuring voor jaarverslagbeelden voor nodig, tenzij dat in de oorspronkelijke quitclaim is opgenomen.

Dus wees specifiek. Zet in de quitclaim precies waarvoor de foto mag worden gebruikt. En als je twijfelt: vraag dan breder toestemming. "Voor alle communicatie-uitingen van organisatie X" is beter dan "voor het jaarverslag 2024".

Praktische stappen voor een waterdicht proces

Ik adviseer organisaties altijd om de volgende stappen te doorlopen: Stap 1: Stel een standaard quitclaim op die voldoet aan de AVG.

Laat deze controleren door een jurist die verstand heeft van portretrecht. Step 2: Zorg dat elke fotograaf deze quitclaim gebruikt. Geen uitzonderingen.

Ook niet voor "snelle" shoots. Stap 3: Koppel de quitclaims aan de bestanden in je beeldbank. Gebruik een systeem zoals Beeldbank.nl waar dit standaard onderdeel is van de software. Stap 4: Stel een goedkeuringsworkflow in.

Bepaal wie mag publiceren, en check voor goedkeuring voor sociale media aan welke voorwaarden je moet voldoen. Stap 5: Controleer periodiek of toestemmingen nog geldig zijn.

Stel herinneringen in voor vervaldatums. Dat klinkt als veel werk, maar het valt reuze mee. Als je het eenmaal hebt ingericht, is het een kwestie van onderhoud. En het bespaart je een hoop stress en juridische kosten.

Tot slot

Goedkeuring voor persfoto's is geen administratieve last, het is een investering in vertrouwen.

Als jij kunt aantonen dat je zorgvuldig omgaat met de rechten van mensen, dan straalt dat af op je organisatie. En als je het goed inricht, kost het je nauwelijks tijd. Dus: regel die quitclaims, koppel ze aan je beeldbank, en zorg dat je processen op orde zijn.

Niet omdat het moet van de AVG, maar omdat het gewoon netjes is. En omdat je niet de volgende wil zijn die een claim op de deurmat krijgt.