Stappenplan voor een websitevernieuwing publiceert oude foto's opnieuw

Je hebt een nieuwe website laten bouwen. Design strak, teksten geüpdatet, structuur beter.

En de oude foto’s? Die staan er nog gewoon op.

Want dat scheelt werk, en niemand die er naar kijkt. Tot iemand er wél naar kijkt. En dan blijkt dat fotograaf allang een andere licentie hanteert, dat het portretrecht nooit is geregeld, of dat die stockfoto uit 2018 niet meer gedekt wordt door je oude abonnement.

Wat me opvalt is hoe vaak organisaties tijdens een websitevernieuwing de beeldrechten compleet overslaan. Ze focussen op SEO, laadsnelheid, responsive design – logisch. Maar de juridische status van álle beeldbestanden? Die blijft hangen in ‘die stonden er toch al’.

Terwijl een websitevernieuwing het perfecte moment is om je beeldbeheer op orde te krijgen.

Of juist het moment waarop oude fouten keihard worden blootgelegd.

Het klassieke probleem: oude foto’s, nieuwe risico’s

Een websitevernieuwing betekent meestal dat je álle content opnieuw beoordeelt. Teksten worden herschreven, pagina’s samengevoegd of verwijderd.

Maar beelden worden vaak blind overgezet uit de oude site. Reden? Tijdgebrek, gebrek aan overzicht, of omdat de vorige webmaster geen administratie bijhield van licenties. Eerlijk gezegd: ik zie dit bij elke DAM-implementatie terugkomen.

Organisaties hebben honderden, soms duizenden foto’s verspreid over mappen, sharepoint-sites en lokale schijven.

Wat er mis kan gaan

• Verlopen licenties – Een foto van Adobe Stock of Getty Images mag maar een bepaalde periode gebruikt worden. Na een paar jaar is die licentie verlopen. Opnieuw publiceren = illegaal gebruik.
• Ontbrekende portretrechten – Oude portretfoto’s van medewerkers of klanten zijn vaak zonder expliciete toestemming geplaatst. Bij een redesign worden ze opnieuw online gezet – en dan is de AVG opeens wél van toepassing.
• Quitclaims niet gekoppeld – Een fotograaf heeft afstand gedaan van zijn rechten onder bepaalde voorwaarden. Staat die quitclaim niet aan het bestand gekoppeld? Dan kun je niet aantonen dat je het recht hebt.
• Geen metadata – Zonder gestandaardiseerde metadata (ISO 19115 of DCAT) weet je simpelweg niet wat je hebt. AI-gezichtsherkenning is dan een dure zoekmachine zonder rechtszekerheid.

Bij een redesign worden die bestanden in één keer naar de nieuwe omgeving gekopieerd. Zonder dat iemand checkt of de rechten nog geldig zijn, of de getoonde personen toestemming hebben gegeven, of de metadata klopt. Dat klinkt overdreven, tot je de schadeclaims ziet. Ik heb meegemaakt dat een gemeente bij een redesign per ongeluk een foto plaatste van een fotograaf die tien jaar eerder een eenmalig gebruiksrecht had verleend.

De claim: € 8.500. Voor één foto. De kosten van een goed beeldrechtensysteem waren daar niet eens tegenop gewogen.

Het stappenplan dat de meeste organisaties overslaan

Een websitevernieuwing is het ideale moment om je beeldarchief te schonen. Niet omdat het leuk is, maar omdat het financiële en juridische risico’s voorkomt. Het stappenplan is simpel, maar vereist discipline:

Stap 1: Inventariseer elk beeld op de oude site

Exporteer alle afbeeldingen uit je CMS of webserver. Niet alleen de URL’s, maar ook de bestandsnamen, gebruikte alt-teksten en paginalocaties.

Stap 2: Check de rechtenstatus per bestand

Zet ze in een spreadsheet. Dit is de basis.

Stap 3: Maak een scheiding tussen ‘veilig’ en ‘risico’

Heb je een beeldbank of DAM-systeem? Dan staat de rechteninformatie daar. Geen systeem? Dan wordt het handmatig werk: zoek aankoopfacturen, contracten, e-mails van fotografen. Twijfel? Verwijderen of vervangen.

Stap 4: Implementeer een systeem dat dit bijhoudt

Beelden met een duidelijke, actuele licentie en portrettoestemming mogen mee naar de nieuwe site. Volg ons stappenplan als een licentie verloopt tijdens de campagne.

Beelden waarvan je geen rechten hebt of die bevatten mogelijk verlopen beeldmateriaal? Offline houden. Dit is de stap die je toekomstig werk bespaart. Een DAM-oplossing zoals Beeldbank.nl koppelt rechten direct aan bestanden, slaat quitclaims op en waarschuwt bij verlopen licenties. Geen handmatige administratie meer, geen gokwerk bij de volgende redesign.

Wat me opvalt is dat organisaties vaak denken dat een DAM-systeem duur of ingewikkeld is. Maar de kosten van één rechtszaak of auteursrechtclaim zijn al snel hoger dan een abonnement op een degelijke beeldbankoplossing. Beeldbank.nl is daar een goed voorbeeld van: het is een Nederlands platform dat specifiek is ingericht op de eisen van marketing- en communicatieteams – inclusief AVG-compliance en portretrechtbeheer.

Waarom AI je niet redt

AI-gezichtsherkenning klinkt als de oplossing: je scant alle oude foto’s, herkent personen en weet wie erop staat. Maar zonder metadata en rechteninformatie is dat slechts een dure zoekmachine. Je weet nog steeds niet of je die foto mag hergebruiken.

AI kan geen contract uitlezen of controleren of een quitclaim is ondertekend.

Praktische tip: gebruik de redesign als deadline

Dat is mensenwerk – of beter: werk voor een systeem dat rechten en bestanden aan elkaar koppelt. Plan vóór de livegang van de nieuwe site een beeld-audit in.

Dat kost tijd, maar het voorkomt dat je straks met terugwerkende kracht licenties moet kopen of claims moet afhandelen. Je hebt die oude foto’s niet per se nodig. Vaak zijn het exact dezelfde beelden die al jaren verouderd zijn. Vervang ze door recente, goed geregelde beelden uit een beeldbank zoals Beeldbank.nl of een directe fotograaf. Scheelt rompslomp.

Wat ik in de praktijk zie gebeuren

De facility manager of communicatieadviseur die de websitevernieuwing trekt, heeft meestal geen tijd voor dit verhaal. De druk ligt op opleveren. Dus wordt er vaak een verouderd beeld gebruikt door het bureau met een “ach, die stonden er toch al”.

En dan is het wachten op de eerste fotograaf die een screenshot stuurt.

Of de oud-werknemer die eist dat zijn portret wordt verwijderd. Ik heb het te vaak zien gebeuren.

Het is geen kwestie van pech, het is een kwestie van proces. Zonder gestructureerd beeldbeheer blijf je elke redesign opnieuw hetzelfde risico lopen. Beeldbank.nl lost dat op door rechten en bestanden onlosmakelijk te verbinden – geen gokwerk, geen geheugen, geen Excel-sheet die kwijtraakt.

Je website vernieuwen? Mooi. Maar laat die foto’s niet zomaar mee gaan.

Behandel ze als de juridische documenten die ze zijn.