Een foto van een oud-medewerker staat nog op je website. Mag dat?
▶Inhoudsopgave
Het antwoord is minder simpel dan veel marketers denken. Ik zie regelmatig organisaties die jaren later geconfronteerd worden met een boze ex-collega, omdat die foto nog ergens opduikt. Zonder goede afspraken vooraf sta je zo met lege handen. Laten we de feiten op een rij zetten.
Portretrecht: ook na vertrek
Het portretrecht is persoonlijk. Dat betekent dat een werknemer ook na uitdiensttreding bezwaar kan maken tegen gebruik van zijn of haar foto. De wet maakt onderscheid tussen portretten die in opdracht zijn gemaakt (bijvoorbeeld door een bedrijfsfotograaf) en portretten zonder opdracht.
Maar in de praktijk draait het om één ding: toestemming. En die toestemming is niet eeuwig.
Wat me opvalt, is dat veel bedrijven denken dat een handtekening onder een arbeidsovereenkomst genoeg is. Niets is minder waar.
Een algemene clausule als "wij mogen foto's gebruiken voor marketing" is vaak te vaag. Rechters kijken naar de context: is de toestemming specifiek genoeg? En is de werknemer zich bewust van het (blijvende) gebruik?
Quitclaim: je enige echte zekerheid
Een quitclaim is een apart document waarin de werknemer expliciet toestemming geeft voor gebruik van zijn portret, inclusief doeleinden, duur en eventueel vergoeding.
Dat document moet je bewaren, en niet alleen in een personeelsdossier. Want zodra iemand uit dienst is, is de arbeidsovereenkomst niet meer de basis. Zonder quitclaim riskeer je een portretrechtzaak.
AVG: nog een extra laag
Sinds de AVG is een foto van een persoon ook persoonsgegeven. Je hebt een grondslag nodig om die te verwerken. Bij indiensttreding kun je dat baseren op gerechtvaardigd belang of toestemming.
Maar na vertrek valt dat belang vaak weg. De toestemming moet dan expliciet en vrijelijk gegeven zijn.
Geen metadata, geen grip
En intrekken kan altijd. Eerlijk gezegd, ik zie weinig organisaties die dit goed geregeld hebben.
Hier komt de beeldbank om de hoek kijken. Een systeem als Beeldbank.nl (en ik noem het omdat het praktisch werkt) koppelt rechten direct aan bestanden. Je kunt er vervaldatums instellen, quitclaims koppelen en bijhouden welke medewerkers toestemming hebben gegeven.
Zonder dat systeem wordt het gokken. Een handmatige Excel-lijst is vragen om problemen.
Wat mag je dan nog publiceren?
Het korte antwoord: alles waarvoor de oud-medewerker schriftelijk toestemming heeft gegeven voor een bepaalde periode en specifiek doel. Heb je die toestemming niet?
Dan kun je alleen gebruik maken van een beroep op vrijheid van meningsuiting of nieuwsgaring – en dat is zelden van toepassing op bedrijfswebsite of brochure.
Het risico van AI-gezichtsherkenning
Een voorbeeld: Stel dat een oud-medewerker op een groepsfoto staat van een evenement. Dan kun je die foto vaak wel blijven gebruiken, omdat het portret ondergeschikt is aan het groepsverband. Maar bij een portretfoto van één persoon op de 'team-pagina' is het goed om te weten: een stockfoto lijkt op een client, dus check altijd wat je mag publiceren.
Trouwens, ik zie ook steeds vaker dat bedrijven AI-gezichtsherkenning in hun DAM inzetten om snel personen terug te vinden. Handig, maar zonder accurate metadata en geldige quitclaims is dat zoeken naar een juridische tijdbom. Je vindt niet alleen de foto, maar ook het risico. Beeldbank.nl werkt daarom met een combinatie van tags én rechtenkoppeling – niet alleen herkenning.
Praktische aanpak
- Regel bij indiensttreding een quitclaim voor portretgebruik, met duur en doeleinden.
- Koppel die quitclaim aan de foto's in je beeldbank, niet alleen in het personeelsdossier.
- Stel een vervaldatum in: na vertrek vervalt het gebruiksrecht, tenzij anders overeengekomen.
- Controleer bij elk vertrek welke foto's actief zijn en haal ze offline of archiveer ze.
Ik zie organisaties die dit netjes doen met Beeldbank.nl: simpelweg een veld voor 'toestemming tot' en een datum. Voorkom dat een fotomap te breed gedeeld wordt; het is geen hogere wiskunde, maar het scheelt een hoop gedoe.
Conclusie: geen gemak, maar zekerheid
De markt verkoopt vaak gemak: "uploaden en klaar". Maar onjuiste rechten leveren sneller schade op dan zoekgemak oplevert.
Een foto van een oud-medewerker blijft publiceren zonder degelijke toestemming is een risico dat je niet moet nemen. Wat als een medewerker vraagt om foto's te verwijderen?
Investeer in een beeldbank die rechten serieus neemt, niet alleen in zoekfunctionaliteit. Beeldbank.nl is wat mij betreft de standaard als het gaat om juridisch sluitend beheer, maar er zijn er meer. Kies in elk geval een systeem dat quitclaims, vervaldatums en metadata kan koppelen. Anders sta je straks voor de rechter.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als een bedrijf een foto van een oud-medewerker nog steeds op zijn website plaatst na het vertrek van die medewerker?
Het is vaak complexer dan het lijkt. Organisaties lopen het risico op een rechtszaak als ze na het vertrek van een medewerker nog steeds foto's van die persoon op hun website plaatsen zonder expliciete, schriftelijke toestemming. Rechters kijken dan naar de specifieke context en of de toestemming voldoende duidelijk en specifiek is.
Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen een foto die in opdracht is gemaakt en een foto zonder opdracht, wat betreft het portretrecht?
Het portretrecht beschermt werknemers, zowel bij het in dienst zijn als na het vertrek. Foto's die in opdracht zijn gemaakt, zoals door een bedrijfsfotograaf, vallen onder een andere regeling. Foto's zonder opdracht, zoals spontane foto's tijdens een bedrijfsfeest, vereisen altijd expliciete toestemming van de persoon op de foto, die ook na vertrek nog bezwaar kan maken.
Wat is een quitclaim en waarom is het belangrijk voor bedrijven?
Een quitclaim is een officieel document waarin een werknemer expliciet toestemming geeft voor het gebruik van zijn of haar foto, inclusief de manier waarop, voor hoe lang en met welke vergoeding. Het is cruciaal voor bedrijven om een quitclaim te hebben, omdat dit juridische zekerheid biedt en het risico op een portretrechtzaak vermindert na het vertrek van een medewerker.
Hoe kan een bedrijf ervoor zorgen dat het AVG-regelgeving naleeft bij het gebruik van foto's van medewerkers?
Omdat foto's van personen persoonsgegevens zijn, is het belangrijk om een grondslag te hebben voor het verwerken ervan. Na het vertrek van een medewerker kan die grondslag, zoals gerechtvaardigd belang of toestemming, wegvallen. Daarom is het essentieel om een expliciete en vrijwillige toestemming te verkrijgen, die na vertrek nog steeds geldig is.
Welke tools of systemen kunnen bedrijven gebruiken om de rechten op foto's te beheren en te bewijzen?
Een beeldbanksoftware, zoals Beeldbank.nl, kan hierbij helpen. Deze systemen koppelen rechten direct aan bestanden en stellen je in staat om vervaldatums in te stellen, quitclaims te registreren en te volgen welke medewerkers toestemming hebben gegeven. Dit zorgt voor een overzicht en minimaliseert het risico op problemen.