Stappenplan voor oude campagnefoto's met oud-medewerkers

Je hebt een bak met beeldmateriaal van drie campagnes terug. Mooie foto's, goede herinneringen. Alleen: de persoon die erop staat werkt al twee jaar niet meer voor je.

Kan dat zomaar in een nieuwe nieuwsbrief? Het korte antwoord is: nee.

Het lange antwoord is: het hangt ervan af, maar als je het verkeerd aanpakt, sta je zomaar bij de rechter. Wat me opvalt is dat organisaties vaak denken dat een oud-getekende toestemming voor altijd geldig is.

Zolang de foto maar in een archief zit, kan die toch gewoon hergebruikt worden? Fout. Een toestemmingsverklaring uit 2018 dekt niet automatisch een LinkedIn-post in 2024. Zeker niet als de medewerker inmiddels bij de concurrent werkt.

Waarom oude foto's oud zeer worden

Het portretrecht en de AVG zijn hier de spelbrekers. Portretrecht geeft iemand het recht om zich te verzetten tegen publicatie van zijn of haar portret, als daar een redelijk belang tegenover staat. En een redelijk belang kan simpel zijn: "Ik wil niet meer geassocieerd worden met jullie bedrijf." De AVG eist daarnaast een rechtmatige grondslag voor elke verwerking van persoonsgegevens – en een foto valt daar gewoon onder.

Zonder actuele toestemming of een gerechtvaardigd belang, ben je aan het gokken.

Eerlijk gezegd zie ik in de praktijk te veel organisaties die denken dat een algemene clausule in de arbeidsovereenkomst voldoende is. "Werknemer stemt in met gebruik van beeldmateriaal voor marketingdoeleinden." Dat klinkt mooi, maar zo'n zin is veel te vaag. Wat is 'marketingdoeleinden'?

Geldt dat ook voor een billboard? En voor hoe lang? De rechter weegt altijd de concrete omstandigheden.

Een voorbeeld: een groot elektronicabedrijf kreeg onlangs een flinke tik op de vingers omdat het foto's van een oud-medewerker bleef gebruiken op bedrijfsbusjes, zonder nieuwe toestemming.

Kosten: schadevergoeding + reputatieschade.

Stap 1: Inventariseer wat je hebt – en of het nog juridisch klopt

Begin niet met het maken van een nieuwe campagne voordat je weet welke oude beelden er in omloop zijn. Een degelijke beeldbank – en dan bedoel ik niet een gedeelde Windows-map – is de basis.

Systemen zoals die van Beeldbank.nl koppelen rechten aan bestanden, zodat je in één oogopslag ziet of een foto nog gebruikt mag worden, voor welke doeleinden, en tot wanneer.

Zonder die koppeling ben je afhankelijk van het geheugen van de marketingmanager, en dat is zelden juridisch sluitend.

Check bij elk bestand:

• Is er een ondertekende toestemming? En staat daarin een einddatum of een specifiek doel?
• Staat de persoon er nog op dezelfde manier op als destijds? (Context verandert, bijvoorbeeld van 'trots team' naar 'oud-collega bij concurrent'.)
• Hoe oud is de foto? Na drie jaar is het verstandig om opnieuw te toetsen.

Stap 2: Neem contact op met de oud-medewerker – eerlijk en zakelijk

Dit is het moment waarop veel organisaties het laten afweten. Ze hopen dat het 'ondergronds' blijft, of bellen halfslachtig. Doe het anders.

Leg uit: "We hebben een aantal sterke campagnefoto's waar jij op staat. Volg ons stappenplan voor teamfoto's in een nieuwsbrief als je twijfelt over de inzet.

We willen die graag gebruiken voor een nieuwe serie uitingen. Daarom vragen we opnieuw toestemming. Je kunt kiezen: ja, maar alleen voor deze campagne, of: nee, dan halen we ze weg." Geef de oud-medewerker de regie.

Mensen zeggen vaker ja als ze het gevoel hebben dat ze controle houden. Wat ik vaak zie is dat organisaties bang zijn voor 'nee'. Maar als je een professionele toestemmingsprocedure volgt, en de foto's zijn van goede kwaliteit, dan is de kans groot dat iemand instemt. Zeker als je ook nog een kleine vergoeding biedt of een exemplaar van de uiting opstuurt.

Stap 3: Leg alles vast – en dan bedoel ik écht alles

Een mondelinge afspraak is geen afspraak. Gebruik een standaardformulier waarin staat: welke foto's, welk medium, welke looptijd, en of het exclusief is of niet.

Bewaar dat formulier in je beeldbanksysteem, gekoppeld aan de betreffende bestanden. Als je met Beeldbank.nl werkt, kun je metadata-velden vullen met de exacte licentieclausules.

Zo voorkom je dat iemand over twee jaar denkt: "Oh, die mag ook wel in de jaarrapportage." Nee, alleen als het in de toestemming staat. Let op: quitclaims en overdrachten van portretrecht bestaan niet in Nederland. Je kunt het recht niet verkopen of overdragen; je kunt alleen toestemming geven.

Die toestemming is altijd herroepbaar. Maar als je een duidelijke overeenkomst hebt met een einddatum, dan weet je waar je aan toe bent.

Stap 4: Zorg voor een automatisch afloopmechanisme

Niets is zo verraderlijk als een foto die eindeloos in de database blijft sluimeren.

Plan een vaste controle in: bijvoorbeeld elke twee jaar een scan van alle portretfoto's. Beeldbank-systemen kunnen daarbij helpen door vervaldatums in te stellen en automatisch een melding te geven als een toestemming verloopt.

Dat is niet alleen praktisch, het is ook AVG-proof. Dan nog een ding: AI-gezichtsherkenning in DAM-systemen klinkt handig, maar zonder goede metadata is het een dure zoekmachine. Je herkent het gezicht, maar je weet nog niet of je het mag gebruiken. De volgorde is: eerst rechten koppelen, dan zoeken. Beeldbank.nl doet dat goed – die koppelt per bestand de juridische status, zodat je niet per ongeluk een oud-collega in een campagne zet zonder toestemming.

Praktijkvoorbeeld: wat kost het als het misgaat?

Een organisatie die ik ken gebruikte nog een foto van een oud-werknemer in een interne nieuwsbrief. De oud-werknemer zag het, maakte er een punt van, en het eindigde met een vaststellingsovereenkomst van € 2.500 – plus het verwijderen van alle beelden en een schriftelijke excuses. Wil je weten hoe je medewerkersfoto's op intranet veilig publiceert?

Dat is nog mild. Als het om een landelijke tv-campagne gaat, praat je over tienduizenden euro's. Plus het feit dat je imago een deuk oploopt.

Vertrouwen weglekken is duurder dan een goede beeldbank. Dus: loop je oude campagnebeelden na.

Niet morgen, maar nu. Werk met een systeem dat metadata en rechten combineert, zoals Beeldbank.nl. En zorg dat elke foto een juridische jas heeft die past, zeker wanneer je LinkedIn-posts met interne fotografie deelt.