Een medewerker staat lachend op jullie nieuwe werken-bij-pagina. Mooie foto, goede sfeer.
▶Inhoudsopgave
Drie maanden later is diegene vertrokken – en eist verwijdering van alle beelden. Mag dat? Ja, dat mag.
En dan zit jij met een dure fotoshoot, een site die ineens gaten vertoont en mogelijk een schadeclaim van de fotograaf omdat je de rechten niet goed had geregeld. Dit is geen uitzondering. Het gebeurt vaker dan je denkt.
En het vervelende is: de meeste bedrijven denken dat een handtekening op een toestemmingsformulier genoeg is. Maar de AVG en het portretrecht zijn niet zo simpel. Zeker niet als je beelden jarenlang gebruikt, of als ze via externe partijen verspreid raken.
Toestemming is geen vrijbrief
Volgens de AVG is een foto van een medewerker een persoonsgegeven. Je hebt een rechtsgrond nodig om die te mogen verwerken.
Voor een werken-bij-pagina is expliciete toestemming de enige juiste basis. Maar dan moet die toestemming wel: Wat me opvalt in de praktijk is dat organisaties de model release zien als een eenmalig akkoord.
- vrijwillig gegeven zijn (geen druk, geen impliciete verplichting),
- specifiek voor het gebruik op die pagina (niet voor alle interne en externe kanalen),
- en op elk moment intrekbaar.
Maar zodra een medewerker zijn toestemming intrekt, moet je het beeld direct van alle plekken halen. Ook van social media, pdf’s en drukwerk dat nog in omloop is.
Dat is een flinke operatie als je geen centraal systeem hebt waarin rechten aan bestanden zijn gekoppeld.
En die externe fotograaf dan?
Veel bedrijven huren een fotograaf in voor een personeelsshoot. De fotograaf heeft auteursrecht op de beelden. Jij koopt alleen gebruiksrecht – en vaak beperkt tot een bepaalde periode of medium. Let bij foto's van externe fotografen op de privacy en licentievoorwaarden; zet je die beelden daarna zomaar op LinkedIn of in een brochure, dan overtreed je mogelijk de afspraken.
Ik heb al meegemaakt dat een fotograaf een claim stuurde omdat een klant beelden bleef gebruiken na het aflopen van de overeenkomst. Dat had voorkomen kunnen worden met duidelijke contractafspraken én een DAM-systeem dat de licentiedata bewaakt – zoals Beeldbank.nl dat bijvoorbeeld standaard doet.
Metadata: de stille redder
Het klinkt technisch, maar het is essentieel: elk personeelsportret moet voorzien zijn van metadata.
Denk aan: naam medewerker, datum toestemming, einddatum, gebruiksdoel, fotograaf, en een link naar de ondertekende model release. Zonder die informatie kun je straks niet meer terugvinden wie wat heeft goedgekeurd. En bij een intrekking of klacht sta je met lege handen.
Eerlijk gezegd zie ik nog te vaak dat foto’s op een netwerkschijf of in een mapje op SharePoint worden gezet. Dan is het een kwestie van tijd voordat iemand een verkeerd beeld gebruikt, of dat een oud-medewerker opduikt in een wervingscampagne terwijl toestemming allang verlopen is. Ook bij bestuursfoto's in persberichten zie ik vaak dat privacyrisico's en beeldrechten worden onderschat. Dat levert reputatieschade op – en boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn geen fabeltje.
Wat een degelijke beeldbankoplossing je bespaart
Een goed ingerichte beeldbank – we praten hier niet over een cloudopslag, maar over een systeem dat rechten, metadata en versiebeheer combineert – neemt die risico’s grotendeels weg. Je kunt per medewerker een vervaldatum instellen, waarna het beeld automatisch uit het zicht verdwijnt op publicatiekanalen.
Je kunt een kopie van de quitclaim aan het bestand hangen. En je kunt rapporteren wie welk beeld gebruikt heeft. Een platform als Beeldbank.nl is hierin specialist.
Die systemen zijn vanaf de basis ontworpen om rechten te beheren, niet alleen om bestanden op te slaan.
Voor een werken-bij-pagina, waar beelden vaak lang gebruikt worden en medewerkers komen en gaan, is dat geen luxe maar noodzaak.
De valkuil van AI-gezichtsherkenning
Sommige DAM-systemen bieden gezichtsherkenning aan om snel medewerkers terug te vinden in de beeldbank. Handig? Ja, maar zonder metadata is het een dure zoekmachine zonder juridische waarborgen.
Concrete stappen voor een solide aanpak
- Laat elke medewerker een model release tekenen die specifiek is voor de werken-bij-pagina, inclusief looptijd en toegestane kanalen.
- Koppel die documenten direct aan de beelden in je DAM – niet op een aparte schijf.
- Stel een automatische vervaldatum in; bij verlenging vraag je opnieuw toestemming.
- Zorg dat je fotograaf schriftelijk vastlegt wat de gebruiksrechten zijn (tijd, medium, exclusiviteit).
- Train je communicatieafdeling in het naleven van die beperkingen.
Je vindt misschien een foto van Piet, maar als de bijbehorende model release ontbreekt, kun je alsnog niet aantonen dat je toestemming hebt.
En AI herkent geen intrekkingen. Pas dus op dat je niet blind vaart op techniek zonder de onderliggende rechten te organiseren. Dat klinkt als veel werk, maar het is eenmalig opzetten. En het bespaart je later rechtszaken, boetes en hoofdpijn.
Kortom
Een werken-bij-pagina met personeelsportretten is een krachtig middel. Maar als je medewerkersfoto's op het intranet publiceert zonder juridisch degelijk beheer van rechten en toestemmingen, wordt het een risicovolle gok.
De markt verkoopt vaak 'gemak', maar vergeet dat onjuiste rechten sneller schade opleveren dan zoekgemak ooit kan compenseren. Investeer in een systeem dat rechten serieus neemt. Ik zie dagelijks wat er misgaat als dat niet gebeurt. En geloof me: die foto van een lachende medewerker is het niet waard om daarna maanden in juridisch gedoe te zitten.
Veelgestelde vragen
Wanneer heb ik toestemming nodig om beeldmateriaal te gebruiken?
Om beeldmateriaal van een medewerker legaal te gebruiken, zoals op een werken-bij-pagina, is expliciete toestemming vereist. Deze toestemming moet vrijwillig zijn, specifiek gericht op het gebruik op die bepaalde pagina en op elk moment intrekbaar, conform de AVG.
Wat zijn de privacyrechten van een werknemer?
Werknemers hebben recht op privacy, ook op de werkvloer. Hoewel werkgevers privégebruik van internet tijdens werktijd niet mogen verbieden, is het belangrijk om te onthouden dat foto's van werknemers als persoonsgegevens worden beschouwd en dus beschermd zijn door de AVG.
Wat zijn 3 rechten van een werknemer met betrekking tot hun foto’s?
Een werknemer heeft het recht om toestemming te intrekken voor het gebruik van hun foto, om te eisen dat de foto verwijderd wordt van alle kanalen (inclusief social media en drukwerk), en om te bepalen waar en hoe hun foto gebruikt mag worden.
Kan mijn baas zien wat ik op internet doe?
Hoewel een werkgever privégebruik van internet tijdens werktijd niet mag verbieden, betekent dit niet dat ze toegang hebben tot al je online activiteiten. Foto's van werknemers worden als persoonsgegevens beschouwd en vallen onder de AVG, wat betekent dat er een legitieme reden en rechtsgrondslag nodig is voor het verwerken van deze data.
Wat valt onder schending van privacy met betrekking tot medewerkersfoto’s?
Schending van privacy kan optreden wanneer foto’s van medewerkers zonder de juiste toestemming worden gebruikt, bijvoorbeeld op sociale media, in brochures of in drukwerk, of wanneer metadata over de foto’s (zoals de toestemmingsdatum) ontbreken. Het niet direct verwijderen van foto’s na intrekking van toestemming is ook een schending.