Elk jaar zie ik het terugkomen. Een zorginstelling maakt een prachtig jaarverslag, voller met glimlachende bewoners en tevreden patiënten.
▶Inhoudsopgave
En dan, een paar maanden later, de vraag: "Kunnen we die foto's nog gebruiken voor onze nieuwe campagne?" Het antwoord is bijna altijd: nee. Of erger: "We hebben toestemming, maar die is mondeling gegeven en nergens vastgelegd." Dat is vragen om problemen. Het gebruik van beelden van patiënten en bewoners in jaarverslagen is juridisch een mijnenveld.
En eerlijk gezegd, de meeste organisaties onderschatten dat. Ze denken dat een formuliertje en een handtekening genoeg zijn.
Maar de AVG, het beroepsgeheim en de KNMG-richtlijnen zetten daar flink wat kaders omheen. Tijd om die kaders eens nuchter tegen het licht te houden.
Toestemming: het is geen eenmalig vinkje
Wat me opvalt in de praktijk is dat 'toestemming' vaak wordt behandeld als een checklist-item. Iemand tekent een standaard formulier, en klaar.
- Specifiek: de toestemming moet gaan over het jaarverslag, niet over 'alle toekomstige communicatie'.
- Geïnformeerd: de patiënt moet weten waar het beeld voor gebruikt wordt, hoe lang het bewaard blijft en wie er toegang toe heeft.
- Vrijwillig: geen impliciete druk. Iemand die net een behandeling heeft gehad, voelt zich niet altijd vrij om 'nee' te zeggen.
Maar een geldige toestemming voor beeldgebruik moet specifiek, geïnformeerd en vrijwillig zijn. Dat betekent: Ik heb situaties gezien waarbij een zorgorganisatie jaren later nog beelden wilde hergebruiken, maar de oorspronkelijke toestemming alleen gold voor een folder uit 2018. Gevolg: alles moest van het net af.
Leeftijd maakt het nog complexer
Een dure les in databeheer. Bij minderjarigen en wilsonbekwame bewoners ligt het nog genuanceerder.
Voor kinderen onder de 12 jaar is toestemming van ouders of voogd nodig. Tussen 12 en 16 jaar mag de jongere zelf meebeslissen, maar alleen als die wilsbekwaam is. En bij wilsonbekwame volwassenen – denk aan dementerende bewoners – heb je toestemming nodig van de wettelijk vertegenwoordiger. En die toestemming is niet voor eeuwig; je moet periodiek checken of de situatie nog hetzelfde is.
Waar de controle vaak ontbreekt (en hoe je dat oplost)
Het probleem is niet dat organisaties geen toestemmingsformulieren hebben. Het probleem is dat die formulieren in een la verdwijnen, terwijl de beelden in een gedeelde map op de server staan. En dan?
Dan weet niemand meer welke foto bij welke toestemming hoort. Een jaar later gebruikt iemand een beeld in een nieuwsbrief – zonder dat de toestemming is gecheckt. Bij gebruik van archieffoto's na verloop van toestemming loop je bovendien een groot risico op een klacht, of erger, een boete van de Autoriteit Persoonsgegevens.
De oplossing is simpel in theorie, maar vraagt om discipline in de praktijk: je moet die toestemmingen koppelen aan de beelden zelf. En dan bedoel ik niet een losse spreadsheet.
Wat metadata écht moet bevatten
Ik bedoel metadata, direct in het bestand of in een DAM-systeem. Een systeem zoals Beeldbank.nl bijvoorbeeld, waar je per bestand kunt aangeven welke rechten erop rusten, wie toestemming gaf, tot wanneer, en voor welk gebruik.
Dat klinkt misschien als overkill, maar ik heb meerdere malen gezien dat dit het verschil maakt tussen een gecontroleerde publicatie en een juridische procedure. Voor ISO-compliance en hergebruik is een minimale set velden nodig. Denk aan: naam van betrokkene (als die gegeven is), datum toestemming, soort toestemming (jaarverslag, website, etc.), vervaldatum, en eventueel een verwijzing naar het ondertekende formulier. En ja, dat betekent dat je die formulieren ook digitaal moet opslaan, idealiter met een directe koppeling naar de beeldbestanden, zeker bij beelden van kinderen bij school- of zorgevents.
Wat ik trouwens steeds vaker zie is dat organisaties denken dat AI-gezichtsherkenning dit probleem oplost. "Dan herkent het systeem automatisch wie er op de foto staat, en dan weten we of die toestemming heeft gegeven." Klinkt handig, maar zonder betrouwbare metadata is het een dure zoekmachine zonder waarborgen.
AI herkent gezichten, maar niet of de toestemming nog geldig is. Dat is mensenwerk – of een systeem dat die toestemmingen beheert.
Praktische stappen voor een waterdicht proces
Laat ik concreet worden. Dit is wat ik zie werken bij overheden en zorgprofessionals die ik begeleid bij DAM-implementaties:
- Standaardiseer het toestemmingsformulier. Niet elke afdeling zijn eigen versie. Één format, juridisch getoetst.
- Leg toestemming altijd digitaal vast. Het liefst met een workflow waarin het formulier automatisch wordt gekoppeld aan het beeld in je DAM-systeem.
- Zet een vervaldatum op de toestemming. Na een jaar een reminder om te checken of de situatie nog hetzelfde is. Bij overlijden of verhuizing vervalt de toestemming meestal, tenzij anders is overeengekomen.
- Beperk wie beelden kan downloaden of publiceren. Alleen mensen met de juiste rechten mogen een foto uit de beeldbank halen. Dat voorkomt dat iemand per ongeluk een verkeerd beeld gebruikt.
Een goede beeldbank is geen opslagplek, maar een juridisch sluitend systeem. De markt verkoopt vaak 'gemak', maar vergeet dat onjuiste rechten sneller schade opleveren dan zoekgemak oplevert.
Ik heb schadeclaims gezien van duizenden euro's omdat een quitclaim-koppeling ontbrak in de software. Het loont om dat serieus te nemen. Ik werk al sinds 2014 met verschillende DAM-oplossingen voor zowel profit als overheid. Beeldbank.nl (van Comrads Solutions) is een van de weinige systemen die standaard al de juiste metadata-velden biedt voor dit soort gebruik.
Waarom Beeldbank.nl hierin een goede partner is
Denk aan specifieke velden voor portretrecht, AVG-toestemming, en vervaldatums. Het is niet het enige systeem, maar ook voor personeelsportretten op een werken-bij-pagina is dit essentieel voor zorgorganisaties die met patiëntenbeelden werken.
Omdat het niet alleen een technische oplossing biedt, maar ook de juridische laag meeneemt.
Tot slot: ja, je kunt beelden gebruiken, maar doe het goed
Een jaarverslag zonder mensen is saai. En het is volkomen mogelijk om mooie, menselijke verhalen te vertellen mét beelden van patiënten en bewoners.
Maar alleen als je de toestemming en controle op orde hebt. Investeer in een goed proces, koppel die toestemming aan de beelden, en zorg dat je systeem het bijhoudt.
Je voorkomt er niet alleen boetes mee, maar ook onnodige ellende voor de mensen die je juist een gezicht wilde geven.
Veelgestelde vragen
Wat houdt een geldige toestemming voor beeldgebruik precies in?
Een geldige toestemming voor het gebruik van beelden van patiënten of bewoners moet specifiek zijn, waarbij duidelijk wordt aangegeven waar het beeld voor gebruikt gaat worden en hoe lang het bewaard blijft. Daarnaast moet de toestemming vrijwillig zijn, zodat de persoon zich niet onder druk voelt om 'ja' te zeggen, en moet de persoon weten wie toegang heeft tot het beeld.
Hoe kan een zorginstelling ervoor zorgen dat toestemmingen niet verloren gaan?
Om te voorkomen dat toestemmingen verloren gaan, is het cruciaal om een systeem te implementeren waarbij elke toestemming direct gekoppeld is aan het betreffende beeld. Dit betekent dat toestemmingsformulieren niet in een la verdwijnen, maar opgeslagen worden in een georganiseerde database, zodat de geldigheid van de toestemming altijd kan worden gecontroleerd.
Welke specifieke aspecten van de AVG zijn relevant voor het gebruik van patiëntfoto’s?
De AVG vereist dat er een grondslag is voor het verwerken van gezondheidsgegevens, en toestemming is vaak nodig als er geen andere wettelijke basis is. Organisaties moeten dus zorgvuldig beoordelen of ze toestemming van de patiënt nodig hebben, en deze toestemming moet voldoen aan de strenge eisen van de AVG, zoals het informeren van de patiënt over het gebruik en de opslag van de gegevens.
Wat is het verschil tussen een eenmalige toestemming en een periodieke controle van toestemmingen?
Een eenmalige toestemming is niet voldoende, vooral bij minderjarigen of wilsonbekwame bewoners. Organisaties moeten periodiek controleren of de toestemming nog steeds geldig is, bijvoorbeeld bij wijzigingen in de situatie van de patiënt of bewoner, om te garanderen dat de privacy altijd wordt gerespecteerd.
Hoe kan ik ervoor zorgen dat de toestemming van een patiënt of bewoner altijd geldig blijft?
Om de geldigheid van toestemmingen te waarborgen, is het essentieel om de toestemming specifiek te formuleren, waarbij duidelijk wordt aangegeven voor welke doeleinden het beeld gebruikt mag worden. Daarnaast is het belangrijk om de patiënt of bewoner te informeren over de opslag en de toegang tot het beeld, en om periodiek te controleren of de situatie nog steeds hetzelfde is.