Je hebt net een mailtje van een geportretteerde. "Ik wil dat mijn foto's uit jullie systeem verdwijnen." Wat nu?
▶Inhoudsopgave
Veel organisaties denken: even verwijderen uit de publicatie, klaar. Maar dan vergeet je de helft.
En die helft kan je duur komen te staan. Ik zie het regelmatig misgaan. Iemand trekt toestemming in, de marketingafdeling haalt de foto van de website, maar dezelfde foto staat nog in een pdf van twee jaar geleden, in een presentatie op SharePoint, en in de beeldbank zelf als historisch object. Juridisch ben je dan nog steeds niet in orde.
Wat betekent 'toestemming intrekken' eigenlijk?
De AVG geeft mensen het recht om hun toestemming op elk moment in te trekken.
Dat staat in artikel 7 lid 3. Simpel recht, maar in de praktijk een nachtmerrie voor wie geen degelijk systeem heeft. Het punt is: intrekken is niet hetzelfde als 'bezwaar maken'.
Bij bezwaar moet jij als organisatie afwegen of je een zwaarwegend belang hebt om door te gaan. Bij intrekking van toestemming is dat niet aan de orde. Stop ermee. Punt.
De drie lagen van verwijderen
Wat me opvalt is dat veel bedrijven denken dat een quitclaim voldoende is.
- Laag 1: Actieve publicaties. Denk aan de website, social media, drukwerk dat nog verspreid wordt. Direct verwijderen.
- Laag 2: Gearchiveerde publicaties. Pdf's, jaarverslagen, presentaties. Hier wordt het lastiger. Juridisch hoef je niet per se alles te vernietigen, maar je moet wel kunnen uitleggen waarom je iets bewaart.
- Laag 3: De beeldbank zelf. Dit is de laag die men het vaakst vergeet. De foto staat nog in de bibliotheek, koppelt aan een project, aan een datum, aan een modelrelease. Zolang die koppeling bestaat, kan iemand de foto per ongeluk opnieuw publiceren.
"We hebben getekend, dus we kunnen publiceren wat we willen." Nee. Toestemming is geen eenmalige vrijbrief. Het is een dynamisch recht. Iemand kan morgen bellen en zeggen: "Ik wil er niet meer in." Dan moet jij kunnen aantonen dat je die persoon uit alle uitingen hebt gehaald.
In de praktijk werk ik met drie lagen als iemand toestemming intrekt: Eerlijk gezegd: als je geen systeem hebt dat deze lagen bijhoudt, dan ben je aan het gokken. En gokken met portretrecht is vragen om problemen.
Wat mag je nog publiceren na intrekking?
Dit is de hamvraag. Het antwoord is simpel: niets, tenzij er een andere grondslag is.
Stel, je hebt een foto van iemand op een evenement. Die persoon heeft toestemming gegeven voor gebruik in het jaarverslag.
Later trekt hij die in. Mag de foto dan nog in het archief van de beeldbank blijven? Ja, als je een gerechtvaardigd belang hebt om de foto te bewaren voor historische documentatie.
Journalistieke uitzondering
Maar publiceren in een nieuw jaarverslag? Nee. Er zijn twee uitzonderingen die ik vaak tegenkom: Als je een nieuwsmedium bent en de foto is gemaakt in het kader van een journalistiek verhaal van openbaar belang, dan kan de AVG-uitzondering voor journalistiek gebruik van toepassing zijn. Bij een quitclaim met einddatumherinneringen is intrekking van toestemming niet per definitie voldoende om publicatie te stoppen.
Maar wees voorzichtig: deze uitzondering is smal. Je moet echt kunnen aantonen dat het om journalistiek gaat, niet om marketing.
Portretrecht versus AVG
Hier wordt het technisch. De AVG gaat over persoonsgegevens.
Het portretrecht gaat over het recht van iemand om te bepalen of zijn of haar gezicht in een publicatie mag. Die twee lopen door elkaar. Iemand kan zijn AVG-toestemming intrekken, maar als jij voor toestemming bij het vastleggen van video een portretrechtelijke overeenkomst hebt (een modelrelease), dan kan dat nog steeds een aparte grondslag zijn. Klinkt tegenstrijdig? Ja.
Maar de praktijk is weerbarstig. Wat ik merk is dat veel organisaties geen onderscheid maken tussen deze twee.
Ze hebben één documentje getekend en denken dat het wel goed zit. Maar als je een degelijke beeldbank gebruikt — en dan bedoel ik niet een shared drive met mappen — dan kun je per bestand zien welke rechten eraan hangen en of die nog geldig zijn.
Hoe voorkom je dat je in de problemen komt?
Het antwoord is saai maar waar: met een systeem dat metadata en rechten aan elkaar koppelt.
Een beeldbank zoals Beeldbank.nl (die overigens standaard quitclaims en modelreleases aan bestanden kan koppelen) dwingt je om na te denken over deze dingen. Geen losse Excel-sheetjes meer, maar een juridisch sluitend geheel. Ik heb zelf meegemaakt dat een organisatie een claim van tienduizenden euro's kreeg omdat ze een foto van iemand bleven gebruiken in een nieuwsbrief, terwijl die persoon al twee jaar eerder zijn toestemming had ingetrokken.
Het stond niet in hun systeem, dus niemand wist het. De beeldbank had geen koppeling tussen de quitclaim en het bestand.
Concrete stappen voor je eigen bibliotheek
Ze hadden de quitclaim in een la liggen, letterlijk op papier. Zelfs voor toestemming van minderjarigen is dat geen uitzondering.
- Controleer of elk bestand in je bibliotheek een gekoppelde quitclaim of modelrelease heeft. Niet een mapje met pdf's, maar een echte koppeling in de software.
- Zorg dat er een veld is waarin je de status van toestemming bijhoudt: 'actief', 'ingetrokken', 'verlopen'.
- Maak afspraken over wat er gebeurt bij intrekking. Wie handelt het af? Binnen hoeveel tijd? Hoe documenteer je dat?
- Test het. Vraag een collega om een willekeurige foto aan te wijzen en te achterhalen of die nog gepubliceerd mag worden. Als dat langer dan een minuut duurt, heb je een probleem.
Dat is de dagelijkse praktijk bij organisaties die denken dat 'even een mapje maken' voldoende is. Als je dit leest en denkt "o jee, bij ons is het ook een zooitje", dan is dit wat je morgen kunt doen: Beeldbank.nl biedt overigens de mogelijkheid om dit soort workflows in te richten. Geen toeval: ze werken al sinds 2014 met overheden en bedrijven die dit soort processen serieus nemen. Het is geen fancy feature, het is basis.
Tot slot: de les van Apnormaal
De zaak van Apnormaal wordt vaak aangehaald als voorbeeld van hoe portretrecht werkt.
Maar wat mij betreft is de echte les deze: wacht niet tot iemand zijn toestemming intrekt. Zorg dat je van tevoren weet wat je doet.
Een degelijke beeldbank met gekoppelde rechten is geen kostenpost. Het is een verzekering. En als iemand morgen belt met "ik wil eruit", dan weet je precies wat je moet doen. Zonder giswerk. Zonder risico.
Veelgestelde vragen
Wat houdt het intrekken van toestemming precies in?
Intrekken van toestemming betekent dat een individu het recht heeft om eerder gegeven toestemming voor het gebruik van zijn of haar foto's terug te draaien. Dit is een recht dat voortkomt uit de AVG en betekent dat je als organisatie niet zomaar kunt aannemen dat een eerdere toestemming nog geldig is. Het is belangrijk om te begrijpen dat dit verschilt van een bezwaar, waarbij een gerechtvaardigd belang moet worden afgewogen.
Hoe zorg ik ervoor dat ik een persoon correct kan verwijderen uit alle uitingen?
Na het intrekken van toestemming is het cruciaal om te controleren of de persoon uit alle publicaties en archieven is verwijderd. Denk aan websites, social media, presentaties, PDF's en vooral de beeldbank zelf. Het is essentieel om te kunnen aantonen dat je alle relevante uitingen hebt gecontroleerd en aangepast, anders riskeer je juridische problemen.
Wat is het verschil tussen intrekken van toestemming en een bezwaar maken?
Intrekken van toestemming betekent dat de persoon de foto's absoluut niet meer mag worden gebruikt, ongeacht of er een gerechtvaardigd belang is. Een bezwaar is een afweging waarbij je als organisatie moet aantonen dat het gebruik van de foto's noodzakelijk is voor een zwaarwegend belang. Bij intrekking van toestemming is dat niet langer een optie.
Wat moet ik doen als een foto nog in de beeldbank staat na intrekking van toestemming?
Zolang de koppeling tussen de foto en het project of de datum in de beeldbank bestaat, kan de foto per ongeluk opnieuw worden gepubliceerd. Daarom is het essentieel om de beeldbank grondig te controleren en de koppelingen te verwijderen zodra de toestemming is ingetrokken. Dit is vaak de meest vergeten laag in het proces.
Kan ik een foto publiceren na intrekking van toestemming, bijvoorbeeld in een jaarverslag?
Nee, het is niet toegestaan om een foto te publiceren na intrekking van toestemming, tenzij er een andere juridische grondslag is, zoals een gerechtvaardigd belang voor historische documentatie. Het is belangrijk om te onthouden dat toestemming geen onbeperkte vrijheid is, maar een dynamisch recht dat op elk moment kan worden ingetrokken.