“We hebben toestemming, dus we kunnen de foto gewoon gebruiken.”
Dat hoor ik vaak, tot iemand een factuur voor extern gebruik op de mat krijgt. Want toestemming voor intern gebruik is niet hetzelfde als een vrijbrief.
▶Inhoudsopgave
Het verschil zit hem in de scope – en in de controle achteraf.
Hier loopt het mis bij organisaties die denken dat een mondeling “ja” voldoende is.
Waarom ‘intern gebruik’ geen vrij gebruik is
Intern gebruik klinkt onschuldig. Een foto in een intranetartikel, een presentatie voor de directie of een interne nieuwsbrief.
Allemaal binnen het bedrijf, dus geen probleem, toch? Fout. De AVG en het portretrecht maken geen uitzondering voor de binnendeur.
Zodra een afbeelding een herkenbaar persoon bevat, heb je een grondslag nodig. En als die grondslag toestemming is, dan moet die toestemming specifiek zijn: welk gebruik, hoe lang, en met welke beperkingen? Wat me opvalt is dat veel organisaties een standaard ‘model release’ gebruiken die alleen ‘commercieel gebruik’ noemt. Intern gebruik valt daar óók onder, maar dat betekent niet dat je er later extern mee aan de slag mag.
Het is een valkuil waar ik wekelijks bedrijven mee zie worstelen. Met name in de samenwerking met fotobureaus als Getty Images of Alamy worden clausules vaak over het hoofd gezien.
De valkuil van vage mondelinge toestemming
Een voorbeeld: je laat een fotograaf portretten maken van medewerkers. De fotograaf zegt: “Gebruik ze maar, voor alles intern.” Daar ga je dan mee aan de slag. Tot een medewerker een half jaar later zijn foto terugziet in een externe brochure – en een claim indient.
De fotograaf had namelijk alleen toestemming voor intern gebruik, maar die afspraak stond nergens vastgelegd. Geen quitclaim met specifieke scope, geen metadata in het bestand.
En de dure AI-gezichtsherkenning in je DAM-systeem kan dat niet terugdraaien. Eerlijk gezegd: ik vind het verbazingwekkend hoe vaak dit nog gebeurt.
Zeker bij grotere organisaties die overstappen van een simpele netwerkschijf naar een beeldbank. Ze denken dat de software het wel regelt, maar zonder de juiste rechtenkoppeling is een beeldbank niet meer dan een dure zoekmachine zonder waarborgen.
Hoe leg je toestemming vast in je beeldbank?
Het antwoord is simpel: in de metadata, juridisch hardgekoppeld aan het bestand. Dat betekent niet alleen een vinkje ‘toestemming intern’. Gebruik een digitale quitclaim-template om te bepalen wat je mag publiceren; je moet daarnaast de volgende velden kunnen invullen:
- Datum toestemming
- Geldigheidsduur (bijvoorbeeld ‘onbepaald’ of ‘tot 31-12-2025’)
- Toegestaan gebruik (uitsluitend intern, inclusief voorbeelden)
- Naam en rol van de betrokkene
- Koppeling aan de ondertekende quitclaim (geen aparte PDF, maar direct in de software)
Een systeem als Beeldbank van Comrads Solutions kan dit standaard. Je kunt per bestand een licentieprofiel instellen dat automatisch opnieuw toestemming vraagt of een melding geeft voordat iemand de foto extern probeert te downloaden.
Waarom metadata cruciaal is – en AI niet
Dat is geen luxe, dat is basis. Want zonder die koppeling is je toestemming lucht.
AI-gezichtsherkenning in DAM-systemen wordt vaak verkocht als de oplossing voor rechtenbeheer. “We vinden elke foto van Pietje terug, zelfs in oude campagnes!” Maar wat heb je eraan als je niet weet of die foto van Pietje alleen intern gebruikt mag worden? De AI scant het gezicht, maar niet het contract. Zonder metadata die het gebruiksrecht specificeert, blijft het een dure zoekfunctie.
Ik heb schadeclaims zien ontstaan omdat een marketeer een foto van een ex-werknemer vond via gezichtsherkenning, hem in een externe nieuwsbrief plaatste, en erachter kwam dat de quitclaim alleen ‘intern’ dekte.
De les: investeer niet in AI tenzij je metadata op orde is. Begin met de juridische basis, pas dan komt de technologie.
Controle achteraf: wie gebruikt wat waar?
Toestemming vastleggen is één ding, maar volg ook ons stappenplan voor toestemming bij betaalde campagnes; controle achteraf is namelijk minstens zo belangrijk. Wie kan er bij het systeem?
Wie downloadt welke foto? En voor welk doeleinde? Als je alleen een melding krijgt op het moment van uploaden, maar geen auditlogboek bijhoudt, dan zie je nooit dat iemand een intern bestand naar een externe partij mailt.
Dat is precies waarom ik altijd adviseer om een DAM te kiezen met gebruikersrollen en downloadlogboeken.
Beeldbank biedt dat, maar ook andere systemen hebben het – alleen wordt het vaak niet geactiveerd. Zonde, want het scheelt later een hoop discussie met juristen of toezichthouders. De Autoriteit Persoonsgegevens is namelijk duidelijk: toestemming moet controleerbaar zijn. Als je niet kunt aantonen dat je hebt gecontroleerd of iemand alleen interne foto’s gebruikt, dan sta je zwak.
Praktisch stappenplan voor intern gebruik
Je wilt voorkomen dat je organisatie in de problemen komt met interne beeldrechten. Dit zijn de concrete stappen die ik in de praktijk zie werken:
- Definieer ‘intern gebruik’ in je beleid: intranet, interne nieuwsbrief, presentaties, niet voor social media of website.
- Leg de scope vast in de quitclaim – niet alleen ‘toestemming’, maar ook de beperkingen.
- Koppel de quitclaim aan het bestand in je beeldbank. Gebruik hiervoor een systeem dat metadata en rechtenbeheer combineert.
- Stel gebruikersrollen in: wie mag intern downloaden, wie mag extern? En voeg een goedkeuringsstap toe voor extern gebruik.
- Controleer periodiek of de toestemming nog geldig is (bijvoorbeeld bij vertrek van medewerkers of bij verlopen licenties).
Dit klinkt als veel werk, maar in de praktijk bespaart het tijd en geld.
Een gemiddelde schadeclaim wegens onrechtmatig gebruik van een portretfoto van een medewerker loopt al snel in de duizenden euro’s. Reken uit wat een goede beeldbank-installatie kost.
Tot slot: gebruik een systeem dat het voor je bijhoudt
Je kunt het allemaal handmatig in Excel zetten, maar dat werkt niet. Niet op termijn.
Mijn advies: kies een DAM die specifiek is ingericht op beeldrechten, quitclaims en licentiemanagement. Beeldbank is daar een goed voorbeeld van, maar er zijn er meer. Waar het om gaat: het systeem moet je dwingen om papieren quitclaims te importeren in je DAM, toestemming vast te leggen, en het moet je waarschuwen als iemand buiten de scope gebruikt.
Al het andere is wishful thinking. En onthoud: toestemming voor alleen intern gebruik is prima, maar alleen als je die toestemming én de controle in handen hebt. Anders wordt ‘intern’ al snel ‘extern’ – met alle gevolgen van dien.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen ‘intern gebruik’ en toestemming voor het gebruik van een foto?
Het is belangrijk om te begrijpen dat ‘intern gebruik’ niet automatisch betekent dat je een foto zonder problemen mag gebruiken. De AVG en het portretrecht vereisen dat je altijd een specifieke toestemming hebt, die duidelijk aangeeft wat het gebruik is, hoe lang het geldig is en welke beperkingen er gelden. Zonder deze specifieke toestemming, zoals een quitclaim, kan het leiden tot ongewenste claims.
Hoe kan ik ervoor zorgen dat ik de juiste toestemming heb voor het gebruik van een foto in mijn beeldbank?
Om ervoor te zorgen dat je de juiste toestemming hebt, is het cruciaal om een digitale quitclaim te gebruiken in combinatie met gedetailleerde metadata. Vul velden in zoals de datum van toestemming, de geldigheidsduur en het toegestane gebruik (bijvoorbeeld uitsluitend intern), en link deze direct aan het bestand in je beeldbank. Dit biedt een juridisch onderbouwde basis voor het gebruik van de foto.
Waarom is een standaard ‘model release’ die alleen ‘commercieel gebruik’ noemt, niet voldoende?
Een standaard ‘model release’ die alleen commercieel gebruik toestaat, is vaak onvoldoende, omdat intern gebruik ook onder de AVG valt. Zelfs als je een fotograaf hebt gevraagd om portretten te maken, is het essentieel om een specifieke quitclaim te hebben die ook intern gebruik gedekt, anders kan een medewerker later een claim indienen.
Wat zijn de risico's als ik een foto gebruik zonder de juiste toestemming?
Het gebruik van een foto zonder de juiste toestemming kan leiden tot kostbare claims en juridische procedures. Zelfs als je denkt dat het intern is, kan een medewerker de foto terugzien in een externe brochure en een claim indienen, wat aanzienlijke financiële gevolgen kan hebben voor je organisatie.
Hoe kan ik voorkomen dat ik ongewenste claims krijg bij het gebruik van beelden in mijn beeldbank?
Om ongewenste claims te voorkomen, is het essentieel om een proactieve aanpak te hanteren. Gebruik altijd een digitale quitclaim met gedetailleerde specificaties voor het gebruik van elk beeld, en zorg ervoor dat de metadata direct gekoppeld is aan de quitclaim. Denk ook aan het updaten van de quitclaims periodiek.