Oude beeldmappen auditen: wat mag je publiceren?

Je opent een oude netwerkschijf. Mappen met namen als 'foto's campagne 2016', 'beeldmateriaal oud' en 'logo's def'.

Driehonderd gigabyte aan beeldmateriaal waarvan niemand nog weet waar het vandaan komt, wie de rechten heeft, of er model releases zijn getekend.

De vraag van je legal team: "Wat mogen we hier nog van gebruiken?" Eerlijk gezegd krijg ik deze vraag minstens één keer per maand. En het antwoord valt vaak tegen. Want wat er in die mappen zit, is juridisch gezien meestal grijs gebied. Soms zwart.

Het probleem: geen context bij je bestanden

Het gebeurt bijna altijd hetzelfde. Een communicatiemedewerker heeft ooit een foto gedownload van een perssite, een stockfoto gekocht onder een oud abonnement, of een fotograaf ingehuurd voor één campagne. De licentie is verlopen, de factuur is verdwenen, en de originele overeenkomst staat op een oud e-mailaccount dat niet meer bestaat.

Wat me opvalt is dat organisaties denken dat het hebben van het bestand ook betekent dat je het mag gebruiken.

Dat is niet zo. Het hebben van een JPG-bestand geeft je geen enkel recht.

Het is alsof je een boek in je kast hebt staan en denkt dat je het mag heruitgeven. Bij Beeldbank.nl zien we dagelijks dat bedrijven jarenlang beelden publiceren waarvan de rechten allang verlopen zijn. Het loopt goed zolang niemand erachter komt.

Maar zodra een fotograaf of beeldbank een claim indient, ben je duizenden euro's verder.

En vergeet niet: met terugwerkende kracht kun je vaak niet aantonen dat je destijds toestemming had.

Wat check je tijdens een beeldaudit?

Een fatsoenlijke audit van oude beeldmappen draait om vier vragen. Die moet je per bestand kunnen beantwoorden:

1. Wie heeft het gemaakt en wat staat er in de overeenkomst?

Is het werk van een fotograaf in opdracht? Dan heb je waarschijnlijk een overdracht van rechten nodig, niet alleen een factuur voor 'fotografie'.

2. Is de licentie nog geldig?

Staat er nergens een overeenkomst? Dan ga je uit van het minimale: eenmalig gebruik voor het doel dat destijds is afgesproken. Stockfoto's van Adobe Stock of Getty Images hebben vaak een beperkte looptijd of een beperkt aantal impressies.

3. Zijn er personen herkenbaar in beeld?

Een abonnement uit 2018 dekt geen gebruik op je website in 2025. Je moet kunnen aantonen dat de licentie nog actief is of dat je een nieuwe hebt gekocht. Hier wringt het vaak. Zelfs als je de rechten op de foto hebt, heb je nog niet automatisch toestemming van de geportretteerde.

Voor commercieel gebruik heb je een model release (quitclaim) nodig. Breng je rechten in kaart voordat je migreert; zonder dat document riskeer je een portretrechtzaak.

4. Staat er metadata in het bestand?

De AVG voegt daar nog een laag aan toe: je moet een grondslag hebben om persoonsgegevens (een foto van een herkenbaar persoon) te verwerken. Als een bestand geen EXIF-data, IPTC-velden of andere metadata heeft, is het een losse flodder.

Je kunt niet herleiden waar het vandaan komt. Die bestanden kun je beter niet publiceren. Bij Beeldbank hebben we een regel: als de metadata niet klopt, gaat het bestand terug naar de bron of de digitale prullenbak. Wil je weten wat je wel mag publiceren? Maak dan een goed bewaarschema voor je beelden.

Wat gebeurt er als je het fout doet?

Ik heb een organisatie meegemaakt die zeven jaar lang foto's van een bekende Nederlandse fotograaf gebruikte zonder licentie. De fotograaf ontdekte het via een reverse image search.

De claim: 35.000 euro. En dat was nog een schikking. Als het voor de rechter was gekomen, had het meer gekost.

Die schade is niet alleen financieel. Het vertrouwen van partners, fotografen en klanten verdwijnt.

En je moet al het beeldmateriaal van je site halen, wat betekent dat je campagne stil komt te liggen.

Hoe pak je een audit aan?

Je gaat niet handmatig door 300 GB aan mappen bladeren. Dat is niet te doen. Wat wel werkt:

• Exporteer alle bestanden uit je mappen naar een DAM-systeem zoals dat van Beeldbank.nl. Daarin kun je metadata uitlezen en per bestand aangeven of de rechten op orde zijn.
• Maak een risicoclassificatie: beelden zonder metadata of zonder overeenkomst krijgen status 'niet publiceren'. Beelden met een oude maar traceerbare licentie krijgen status 'herzien'.
• Stel een deadline. Binnen drie maanden moeten alle beelden uit 2018 en ouder zijn beoordeeld. Alles wat niet is goedgekeurd, haal je offline.
• Gebruik AI-gezichtsherkenning alleen als de metadata klopt. Ik zie te vaak organisaties investeren in gezichtsherkenning zonder dat de onderliggende rechten op orde zijn. Dan heb je een dure zoekmachine, maar geen juridische dekking.

De grootste fout die ik zie

Mensen denken dat een audit eenmalig is. Ze ruimen de beeldmappen op, maken een mooie mapstructuur aan, en gaan verder.

Twee jaar later is dezelfde chaos terug. Het probleem is dat organisaties geen systeem inrichten dat bijhoudt wie wat mag gebruiken en hoelang.

Een DAM-oplossing die licentiedata, vervaldatums en portretrechtkoppelingen beheert, is geen luxe. Het is een basisvoorwaarde als je professioneel met beeldmateriaal werkt. Bij Beeldbank.nl koppelen we rechten rechtstreeks aan bestanden.

Je ziet in één oogopslag of een foto nog gebruikt mag worden, wie de rechthebbende is, en wanneer de licentie verloopt. Dat klinkt simpel, maar de meeste systemen doen het niet.

Conclusie: wat nu?

Stop met het vertrouwen op oude mappen en netwerkschijven. Als je beeldmateriaal niet traceerbaar is, is het een risico.

Een beeldaudit is niet leuk, maar het is goedkoper dan een claim. En als je het eenmaal hebt gedaan, zorg dan dat het niet opnieuw gebeurt. Een degelijk DAM-systeem met rechtenbeheer is de enige manier om grip te houden.

Dus: open die oude schijf. Begin met de risicovollere beelden (mensen in beeld, commerciële campagnes). En wees streng. Foto's met ontbrekende credits opsporen: wat je niet kunt verantwoorden, publiceer je niet.