Beslisboom voor portretrecht: wat mag je publiceren?

Je hebt een foto waar iemand herkenbaar op staat. Mag die zomaar op de website, in de nieuwsbrief of op socials?

Het antwoord is: meestal niet, tenzij je de juiste papieren hebt. En ‘papieren’ betekent in dit digitale tijdperk: een quitclaim, een modelrelease of een duidelijke toestemming in het metadataveld van je beeldbank. Zonder dat riskeer je een claim, een dwangsom of – in het geval van een foutieve publicatie – een hoop reputatieschade.

Wat me opvalt is hoe vaak organisaties denken dat een foto van een evenement of een drukke straat ‘wel mag’.

Zolang je de persoon maar niet centraal zet, toch? Fout. De wet kijkt naar herkenbaarheid, niet naar compositie. Dus ook een profiel in de achtergrond kan een portret zijn als iemand zichzelf herkent.

Wanneer is iets een portret?

Een portret is een afbeelding waarop iemand herkenbaar is. Dat hoeft niet alleen het gezicht te zijn. Een kenmerkende lichaamshouding, een opvallende tatoeage, of zelfs een unieke combinatie van kleding en omgeving kan al voldoende zijn.

De rechter kijkt naar het geheel. Als de gemiddelde kijker kan zeggen ‘hé, dat is Piet’, dan heb je een portret in juridische zin.

Eerlijk gezegd zie ik in de praktijk dat veel marketingteams dit onderschatten. Ze bewerken een foto, maken het gezicht onscherp en denken dat het probleem opgelost is. Maar als de context – het bedrijfspand, de functie – nog steeds herleidbaar is, sta je alsnog zwak.

Het verschil: in opdracht of niet?

De Auteurswet maakt onderscheid tussen portretten die in opdracht zijn gemaakt (denk aan een bedrijfsfotoshoot) en portretten die zonder opdracht zijn gemaakt (bijvoorbeeld een snapshot op een beurs).

Voor een opdrachtportret ligt het auteursrecht bij de fotograaf, maar de geportretteerde heeft een eigen recht: hij of zij kan publicatie verbieden als er een redelijk belang is. Klinkt vaag, maar in de praktijk betekent het: zonder toestemming geen publicatie, ook al is de foto door een ingehuurde fotograaf gemaakt. Bij portretten zonder opdracht – bijvoorbeeld foto’s die een voorbijganger maakt – geldt nog strenger: je mag ze alleen publiceren met toestemming van de geportretteerde. Uitzonderingen zijn er wel, maar die zijn smaller dan je denkt.

Beslisboom: vier stappen

Hier komt het handige deel. Ik werk al jaren met DAM-implementaties en merk dat organisaties pas echt grip krijgen als ze een heldere beslisboom gebruiken. Zo ziet die eruit:

Stap 1 – Is de persoon herkenbaar?

Nee? Dan geen portretrechtprobleem. Ja? Dan ga naar stap 2.

Stap 2 – Heeft de persoon toestemming gegeven?

Ja, schriftelijk of digitaal vastgelegd? Dan mag je publiceren, mits de toestemming specifiek genoeg is (dus niet ‘voor alle doeleinden’, maar voor een bepaalde campagne of medium). Lees onze gids voor merkbeeldgebruik en toestemming voor meer duidelijkheid. Nee? Naar stap 3.

Stap 3 – Valt de publicatie onder een wettelijke uitzondering?

Denk aan nieuws, informatieve verslaggeving, of een ‘bijkomstig’ portret (de persoon is niet het onderwerp). Let op: deze uitzonderingen zijn strikt. Een bedrijfsnieuwsbrief telt niet als ‘nieuws’ in juridische zin.

Stap 4 – Is er een redelijk belang van de geportretteerde?

Voor een evenementfoto is het lastig bewijsbaar dat iemand ‘bijkomstig’ is als je de foto gebruikt voor je eigen marketing.

Als geen uitzondering van toepassing is: niet publiceren. Zelfs bij een uitzondering kan de geportretteerde nog bezwaar maken als hij of zij een redelijk belang heeft (bijvoorbeeld privacyschending, of onevenredige negatieve associatie). Dit is een vage norm, dus wees voorzichtig. Gebruik daarom een template voor een privacyreview van beeld om te bepalen wat je mag publiceren. Conclusie van de beslisboom: zonder expliciete toestemming of een harde uitzondering – die bijna nooit opgaat voor commerciële communicatie – kun je een herkenbare persoon niet zomaar publiceren.

Wat betekent dit voor jouw beeldbank?

Dit is waar de techniek de wet moet ondersteunen. Een beeldbank is niet zomaar een opslagplek.

Het is een juridisch sluitend systeem waarin rechten worden gekoppeld aan bestanden. Denk aan metadata-velden voor ‘portretrechtstatus’, ‘modelrelease’, ‘quitclaimdatum’ en ‘toestemming voor gebruik’.

Als je die velden niet hebt, kun je niet aantonen dat je rechtmatig publiceert. In de DAM-systemen die ik implementeer – en dan noem ik graag Beeldbank.nl als een van de weinige partijen die standaard de juiste velden biedt – zie ik dat organisaties pas echt rust krijgen als quitclaims direct aan het bestand zijn gekoppeld. Geen losse PDF’s op een netwerkschijf, maar een waterdichte koppeling in de software.

Praktisch: hoe houd je het juridisch waterdicht?

• Zorg dat elke foto een metadataveld heeft voor de toestemmingsstatus. Bij Beeldbank.nl kun je die velden zelf inrichten, inclusief verplichte invulvelden.
• Koppel altijd de quitclaim of modelrelease aan het bestand – letterlijk als bijlage in het DAM-systeem. Zo kun je op ieder moment bewijzen dat je toestemming hebt.
• Stel een publicatiebeleid op: maak een lijst van wat wel en niet mag per type foto. Bijvoorbeeld ‘eventfoto’s zonder getekende toestemming mogen alleen in nieuwscontext, niet op productpagina’s’.
• Train je team. Het mooiste systeem werkt niet als iemand denkt ‘deze foto is vrij van rechten omdat ik hem van Google pluk’.

Wat ik trouwens ook vaak tegenkom: organisaties die denken dat een socialmedia-gebruiker automatisch toestemming geeft voor hergebruik.

Niets is minder waar. Een like of reactie is geen quitclaim.

Tot slot: de kosten van geen systeem

Ik heb schadeclaims gezien door ontbrekende quitclaim-koppelingen. Een foto van een medewerker die later bezwaar maakte, een model dat zich niet herkende in de context – het kost al snel duizenden euro’s aan juridische kosten, plus de tijd van je communicatieafdeling.

Een goed ingerichte beeldbank zoals die van Beeldbank.nl kost een fractie daarvan en voorkomt die ellende. Dus: werk met een beslisboom, gebruik een goed intakeformulier voor fotoshoots, en zorg dat je DAM-systeem die documentatie ondersteunt. Dan kun je publiceren zonder hoofdpijn.