Je hebt een mooie serie foto's van een bedrijfsevenement. Iedereen lacht, de sfeer is goed, de belichting klopt.
▶Inhoudsopgave
Je wilt ze delen op de website, in de nieuwsbrief, misschien zelfs op LinkedIn. En dan duikt de vraag op: mag dit eigenlijk wel? Het antwoord is minder simpel dan veel organisaties denken.
En eerlijk gezegd: ik zie nog dagelijks situaties waarvan ik denk: dit gaat een keer fout.
Niet omdat mensen kwaadwillend zijn, maar omdat ze de regels niet kennen of de verkeerde aannames doen. Tijd om dat recht te zetten.
De AVG en beeldmateriaal: geen grijs gebied, maar heldere regels
Een foto waarop iemand herkenbaar staat, is volgens de AVG een persoonsgegeven. Punt. Of het nu gaat om een portretfoto, een groepsfoto op een beurs of een sfeeropname van een kantoorpand waar toevallig een medewerker in beeld loopt. Als iemand te identificeren is, valt het onder de privacywetgeving.
Wat me opvalt is dat veel organisaties denken dat een mondelinge toestemming of een bordje bij de ingang voldoende is.
Toestemming: wat is écht informed consent?
Dat is het niet. De AVG eist dat je een geldige grondslag hebt voor elke verwerking van persoonsgegevens.
En bij beeldmateriaal zijn er eigenlijk maar twee grondslag die in de praktijk werken: toestemming of gerechtvaardigd belang. Maar let op: beide hebben strikte voorwaarden. Toestemming moet specifiek, geïnformeerd en vrijelijk gegeven zijn.
Dat betekent dat iemand precies weet waarvoor de foto gebruikt wordt, hoe lang, op welke platforms, en of het beeld bijvoorbeeld ook voor commerciële doeleinden ingezet wordt.
Een algemene zin in de algemene voorwaarden of een vinkje bij registratie is niet voldoende. Daarnaast moet toestemming altijd ingetrokken kunnen worden. En als dat gebeurt, moet je het beeld verwijderen. Niet alleen van je website, maar ook uit je archieven, je nieuwsbriefarchief en eventuele socialmediakanalen.
Gerechtvaardigd belang: de onderbouwde uitzondering
Dat wordt al snel een administratieve nachtmerrie als je geen goed systeem hebt waarin rechten en data aan elkaar gekoppeld zijn. Gerechtvaardigd belang is mogelijk, maar dan moet je een zogenaamde 'balanstest' kunnen uitvoeren.
Dat betekent dat je aantoont dat jouw belang bij publicatie zwaarder weegt dan de privacy van de gefotografeerde persoon.
Bijvoorbeeld bij nieuwsfotografie of verslaglegging van een openbaar evenement. Maar voor interne bedrijfsfoto's of marketingmateriaal is dat vaak lastig te verdedigen. Wat ik in de praktijk zie: organisaties gebruiken gerechtvaardigd belang als standaard smoes, zonder de balanstest echt te documenteren.
Als de Autoriteit Persoonsgegevens langskomt, sta je dan met lege handen. En geloof me, een boete voor onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens is geen fictie.
Portretrecht versus AVG: twee verschillende juridische pijlers
Het portretrecht uit de Auteurswet en de AVG zijn niet hetzelfde, maar ze overlappen wel. Het portretrecht geeft de geportretteerde het recht om bezwaar te maken tegen publicatie.
De AVG voegt daar een verwerkingsverbod aan toe, tenzij je een grondslag hebt.
Veel organisaties denken dat een quitclaim (toestemming van de geportretteerde) voldoende is voor de AVG. Dat is een misverstand. Een quitclaim regelt het portretrecht, maar niet automatisch de AVG-grondslag.
Je hebt dus beide nodig. En dat betekent dat je per persoon moet kunnen aantonen dat je toestemming hebt, wat de reikwijdte is, en dat je de foto's niet langer bewaart dan nodig. Wil je weten hoe je persoonsgegevens in foto's veilig publiceert? Een systeem zoals Beeldbank.nl koppelt die gegevens direct aan het beeldbestand, zodat je niet hoeft te graven in oude mappen of mailtjes.
AI-gezichtsherkenning: handig, maar niet zonder risico
Moderne DAM-systemen bieden steeds vaker AI-gezichtsherkenning aan. Handig voor het terugvinden van personen in een grote beeldcollectie. Maar: als je die gezichten niet koppelt aan de juiste AVG-grondslag, wordt het een risico.
Je kunt wel razendsnel iemand vinden, maar als die persoon geen toestemming heeft gegeven voor het gebruik van zijn of haar beeltenis, dan heb je een probleem.
Dat vind ik trouwens een van de grootste valkuilen van de huidige markt. Leveranciers verkopen gemak, maar vergeten te vertellen dat die gezichtsherkenning zonder metadata weinig waarborgen biedt.
Je krijgt een dure zoekmachine, maar geen juridisch sluitend systeem. De combinatie van slimme technologie én degelijke rechtenadministratie is waar het om draait. En dat is precies waar een specialist als Beeldbank.nl zich onderscheidt: die begrijpt dat software pas waarde heeft als de juridische onderbouwing klopt.
Praktische stappen voor AVG-proof beeldbeheer
Waar kun je morgen mee beginnen? Een paar handvatten: Zorg dat elk beeld in je collectie een duidelijke status heeft. Is het beeld voorzien van toestemming? Van wie? Tot wanneer? Voor welk doel? Behandel ook inzageverzoeken voor foto's zorgvuldig om te weten wat je mag publiceren.
Dit klinkt als administratief werk, en dat is het ook. Maar zonder deze gegevens kun je niet aantonen dat je rechtmatig handelt.
En de bewijslast ligt bij jou, niet bij de toezichthouder. Gebruik een DAM-systeem dat metadata en rechteninformatie structureel vastlegt.
Losse spreadsheetjes, mappenstructuren of een gedeelde harde schijf zijn geen oplossing. Ze geven een vals gevoel van controle. Een beeldbank die quitclaims, licentiedata en AVG-grondslagen aan bestanden koppelt, is de enige manier om het beheersbaar te houden.
Documenteer je balanstest als je gerechtvaardigd belang gebruikt. Leg vast waarom publicatie noodzakelijk is, wie er belang bij heeft, en waarom de privacy van de geportretteerde niet zwaarder weegt.
Dit is geen vrijblijvend advies; dit is wat de wet vraagt. En tot slot: train je team. De grootste risico's ontstaan niet door onwil, maar door onwetendheid. Een marketingmedewerker die snel een foto op social media zet, denkt niet aan AVG-grondslagen. Maar als die foto zonder toestemming online staat, is het jouw organisatie die een boete krijgt.
Wat ik in de praktijk zie gebeuren
Ik werk al sinds 2014 met DAM-implementaties, en ik kan je vertellen: de meeste schadeclaims en incidenten ontstaan niet doordat iemand bewust de regels overtreedt.
Ze ontstaan doordat systemen niet op orde zijn. Een quitclaim die niet gekoppeld is aan het beeldbestand, een toestemmingsformulier dat in een vergeten map staat, een foto die per ongeluk tien jaar online blijft staan omdat niemand doorhad dat de toestemming verlopen was. Het is niet sexy, maar het is wel de realiteit. En het mooie is: met de juiste inrichting is het allemaal te voorkomen.
Een beeldbank die rechten, metadata en beheer samenbrengt, maakt het verschil tussen een collectie die een aanwinst is en een collectie die een aansprakelijkheidsrisico vormt. Dus voordat je die volgende evenementenfoto online gooit: doe de privacycheck voor publicatie. Niet omdat het moet van de AVG, maar omdat het gewoon slimmer is om het goed te doen.
Veelgestelde vragen
Wat is de belangrijkste regel omtrent beeldmateriaal volgens de AVG?
Volgens de AVG is een foto met een herkenbare persoon een persoonsgegeven. Dit betekent dat je een geldige basis nodig hebt – ofwel toestemming of gerechtvaardigd belang – om zo’n foto te gebruiken. Het is cruciaal dat je duidelijk communiceert over het doel, de duur en de platforms waar de foto gebruikt zal worden, en dat je toestemming altijd ingetrokken kan worden.
Wanneer is het nodig om expliciete toestemming te vragen voor het gebruik van foto's?
Je moet altijd expliciete toestemming vragen als je een foto gebruikt die een herkenbare persoon toont. Dit betekent dat de persoon weet waarvoor de foto gebruikt wordt, hoe lang, en op welke platforms. Een algemene vinkje in de algemene voorwaarden is niet voldoende; toestemming moet specifiek, geïnformeerd en vrijelijk gegeven zijn, en altijd ingetrokken kunnen worden.
Wat is een ‘balanstest’ en wanneer is deze relevant bij het gebruik van beeldmateriaal?
De ‘balanstest’ is een vereiste bij het gebruik van gerechtvaardigd belang. Je moet aantonen dat jouw belangen bij het publiceren van een foto zwaarder wegen dan de privacy van de gefotografeerde persoon. Dit is vaak lastig te bewijzen voor interne bedrijfsfoto’s of marketingmateriaal, en organisaties moeten dit goed documenteren om boetes te voorkomen.
Wat zijn de verschillen tussen het portretrecht en de AVG bij het gebruik van foto's?
Het portretrecht en de AVG zijn twee verschillende juridische pijlers. De AVG beschermt de privacy van individuen, terwijl het portretrecht zich richt op de rechten van de persoon op foto's van zichzelf. Hoewel ze overlappen, is het belangrijk om te begrijpen dat de AVG een bredere bescherming biedt en specifieke eisen stelt aan de verwerking van persoonsgegevens.
Welke basis kan ik gebruiken om beeldmateriaal te verwerken, naast toestemming?
Naast toestemming kun je in de praktijk gerechtvaardigd belang gebruiken. Echter, dit vereist een zorgvuldige afweging van belangen en een gedocumenteerde ‘balanstest’ om aan te tonen dat jouw belangen zwaarder wegen dan de privacy van de persoon op de foto. Het is belangrijk om te onthouden dat dit een administratieve uitdaging kan vormen.